Aujourd’hui est un jour spécial : il s’agit de la Journée mondiale du rangement de bureau ! L’occasion idéale pour faire le ménage de printemps de votre fidèle acolyte au travail.
On le sait : un bureau mal rangé a des conséquences sur la concentration et ainsi l’efficacité des collaborateurs. Et si on souhaite mettre en place le flex office dans son entreprise, il est quand même plus agréable pour un collaborateur d’arriver le matin sur un bureau ordonné et propre !
Inspirons-nous un peu de quelques bonnes pratiques japonaises : connaissez-vous la méthode des 5S ? Ce concept repose sur cinq principes : Seiri (trier), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser) et Shitsuke (maintenir). Développée par Toyota, cette technique vise à améliorer l'organisation, la propreté et l'efficacité sur les lieux de travail afin de favoriser la productivité de chacun. Un bon point de départ à personnaliser, selon nous !
Alors que vous soyez RH en quête de bonnes pratiques à diffuser à vos équipes pour améliorer leur efficacité au quotidien ou simplement un collaborateur qui s’est laissé déborder, on vous donne nos astuces pour ranger efficacement votre bureau de travail.
#1 : On fait du tri !
La première étape et pas des moindres : faire le tri sur son bureau afin de repartir sur de bonnes bases ! Soyons honnêtes : avez-vous réellement besoin de ces trois surligneurs jaunes qui fonctionnent une fois sur cinq et ce carnet qui n’a plus de page libre depuis 1 an ?
Même si la conception du désordre est propre à chacun, vous aurez plus de mal à avoir les idées claires sous une montagne de feuilles volantes. On élimine donc le superflu ! Pour vous y aider, vous pouvez vous poser la question de quand vous avez eu besoin pour la dernière fois de tel papier ou matériel. Gardez seulement vos fournitures en bon état, et n’hésitez pas à essayer de les réparer lorsque cela est possible.
💡 Quelques astuces pour un tri malin :
- Transformez les feuilles volantes inutiles en brouillons pour vos prises de notes.
- Utilisez des pochettes ou des classeurs pour archiver les documents essentiels et libérer votre bureau.
- Faites un tri régulier des fournitures et donnez une seconde vie à celles encore utilisables.
- Testez la règle du "boîte à tester" : placez-y les objets que vous hésitez à jeter. Si vous ne les utilisez pas dans les trois prochains mois, vous pouvez vous en débarrasser sans regrets.
Une fois le tri fait sur votre bureau ne laissez pas votre ordinateur en reste ! Parce que si un bureau bien organisé est déjà satisfaisant, il-y-a-t 'il pire frustration que de chercher un document parmi 20, 30, 40... dossiers !? Mails, dossiers, favoris sur votre moteur de recherche, etc profitez de quelques minutes pour tous les trier une bonne fois pour toute.
Pour vous aider, voici 11 astuces pour gérer efficacement vos mails.
#2 : Optimisez votre espace !
La poubelle la plus proche de votre bureau se trouve dans le couloir et votre armoire de rangement de l’autre côté de la pièce ? On comprend que vous vous laissiez déborder !
Gardez-vous à proximité et à portée de main l’essentiel : poubelle, pot à crayons, boîte de rangement… Un espace de travail rangé et ordonné est davantage propice à la créativité et la productivité.
👉 Conseil pour les RH : pour aider les collaborateurs à organiser efficacement leurs bureaux, demandez à votre direction d’investir dans des espaces de rangement et de stockage tels que des casiers qui se glissent sous les bureaux, des porte-documents ou des trieurs. Pensez également au tri en prévoyant un espace dédié pour chaque détritus.
Optimisez les espaces c’est aussi le moment de repenser l’organisation des bureaux, de réfléchir au flex office... finalement d’identifier comment s’assurer que l’environnement de travail de chacun lui permet vraiment d’être efficace.
#3 : On s’équipe !
Dès qu’un nuage se présente, vous vous retrouvez à plisser les yeux devant votre ordinateur ? Lors de votre journée de travail, il n’est pas rare de vous voir vous masser la nuque ou vous tordre dans tous les sens ? Certains équipements de votre bureau sont peut-être à revoir !
Pour travailler avec efficacité, il est primordial d’être bien équipé. Luminosité, chaise de bureau,… il ne faut rien négliger !
💡 Quelques incontournables :
- Un éclairage adapté pour éviter la fatigue visuelle (lampe de bureau avec intensité réglable).
- Une chaise ergonomique ajustable pour préserver votre dos.
- Un support d’écran pour positionner votre moniteur à la bonne hauteur.
- Un repose-pieds si vos jambes ne touchent pas le sol naturellement.
Conseil pour les RH : Pour limiter les risques psychosociaux des collaborateurs, vous devez leur mettre à disposition des équipements de qualité. Une luminosité mal adaptée pourrait avoir un impact négatif sur la santé visuelle du collaborateur et ainsi sur sa concentration et sa fatigue. C’est pourquoi un bureau doit être suffisamment éclairé, surtout s’il ne bénéficie pas de la lumière extérieure. Il est également important de mettre à disposition des collaborateurs une chaise de bureau confortable et adaptée afin d’éviter les maux de dos et gagner en productivité.
👉 Coup de pouce de la rédac’ :
- Un mémo sur la bonne position des écrans
- Un mémo sur la posture au travail
Téléchargez ces documents et partagez-les avec vos collaborateurs afin de leur transmettre les bonnes pratiques !
#4 : On décore !
La standardisation du modèle de Toyota n’est pas vraiment pour vous ? Nous aussi, on opte pour la personnalisation !
Alors, maintenant que votre bureau s’est refait une santé, il est temps de l’égayer ! Photo de proches, objets de vacances… tout ce qui peut vous faire plaisir et vous rebooster sont les bienvenus !
Le plus important est d’avoir un espace de travail à votre image, qui vous plaît et où vous vous sentez bien.
💡 Quelques idées déco :
- Des accessoires de bureau colorés pour dynamiser l’espace.
- Votre tasse fétiche, jolie et pratique pour vos pauses café, thé ou chocolat, pour une touche perso discrète.
- Un joli carnet de note, vous aurez tout de suite plus envie d’y écrire !
- Un tableau d’inspiration avec des photos, des citations motivantes ou votre vision board. Vous connaissez ? Il s’agit d’un tableau sur lequel vous imagez avec des illustrations vos objectifs pour l’année qu’il soit pro ou perso, une idée stimulante pour les garder en tête !
Vous pouvez également miser sur les plantes vertes, connues pour leurs vertus apaisantes et déstressantes. Pour ce qui est de les garder en vie, on compte sur votre main verte (ou au moins celle de vos collègues) !
Adeptes du DIY ou futurs initiés on pense aussi à vous ! Nos 10 idées cadeaux DIY sont une super source d’inspiration pour Noël et votre Secret Santa d'entreprise (il est encore un peu tôt pour y penser non ? 😜). Vous pourrez y trouver quelques idées pour embellir votre bureau avec des objets faits main.
#5 : On en prend soin !
Maintenant que votre bureau est au top de sa forme, ce serait dommage de reprendre vos mauvaises habitudes... Ranger son bureau est une chose, mais le garder ordonné en est une autre !
Instaurez-vous des rituels de tri, rangement et ménage lorsque vous avez le temps afin d’éviter les accumulations et vous garantir un espace de travail agréable.
💡 Quelques bonnes pratiques :
- Faites un mini-tri et un peu de rangement chaque soir avant de partir
- Planifiez un nettoyage de temps en temps
- Définissez une place pour chaque objet et retirer le surplus, une trousse ou un pot à crayon, un vide poche pour vos clés usb...
👉 Conseil pour les RH : pour que les bureaux des collaborateurs restent toujours au top, vous pouvez instaurer des challenges ou jeux en interne ! Bureau le plus original, faire deviner à quel collaborateur est le bureau… une idée en plus pour animer la vie interne de votre entreprise !
Finalement conserver un bureau ordonné c’est le premier pas pour organiser ses journées de travail. Prendre 1 à 2 minutes avant de partir pour ranger son bureau pour éviter d’accumuler c’est aussi prendre le temps de faire les choses bien, comme lorsqu’on fait sa to-do list. Alors pour aller un peu plus loin dans l’organisation de vos journées, retrouvez nos 7 méthodes pour identifier et prioriser vos tâches pour ne plus vous laissez déborder dans votre quotidien !
En bref, laissez ressortir la Marie Kondo qui sommeille en vous !
Et si vous êtes passé au flex office dans votre entreprise où que vous y songez, ces conseils sont d’autant plus précieux ! Qui dit flex office, dit espaces de travail partagés d’où l’importance d’avoir des bureaux rangés. D’ailleurs à ce sujet, découvrez notre guide complet des outils digitaux pour structurer le télétravail ou le flex office dans votre entreprise.
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