Assistant(e) RH : des outils pour vous libérer du trop-plein d’informations

"Bonjour, pourrais-tu me renvoyer mon bulletin de salaire du mois d’avril s’il te plait ?” 

“J’ai besoin d'infos sur la mutuelle, je ne comprends pas tout” 

“On a trop chaud, il faudrait que l’électricien passe demain pour réparer la clim au 2ème étage !” 

Si vous deviez résumer votre journée d’assistant(e) RH, vous seriez tenté(e) de répondre que vous accumulez des post-it toute la journée avec les demandes entrantes qui arrivent de toutes parts. Il vous serait difficile d’évaluer le temps précis passé sur chacune de vos tâches, tant vous êtes sollicité(e) par les collaborateurs, la direction ou encore le standard. 

Pour éviter la surcharge mentale, mais aussi les oublis ou erreurs qu’elle pourrait engendrer, l’automatisation des process et l’organisation seront vos meilleurs alliés. Zoom sur quelques outils qui peuvent vous simplifier la vie. 

L’organisation, maître-mot de votre tranquillité mentale

Pour faire face à la multitude d’informations, de demandes et de cas particuliers que vous gérez au quotidien, pensez dans un premier temps à clarifier les demandes : est-ce urgent (priorisation) ? Pour quand faut-il une réponse (date) ?  
Avec ces éléments, vous pourrez ainsi étaler votre charge dans le temps pour éviter les effets de rush. 

Ensuite, rien de mieux que de vous approprier quelques outils simples et pratiques qui deviendront vos assistants personnels. 

• Un bon agenda (Outlook, Google Agenda...) : votre agenda sera un partenaire de choc, car il vous permettra à la fois d’organiser votre semaine, en bloquant des créneaux dédiés à vos projets ou réunions, mais aussi d’y coupler votre organisation perso pour tout avoir en un coup d’œil.

N’hésitez pas à utiliser le jeu de couleurs pour distinguer vos différentes missions ou projets, et à automatiser certaines de vos tâches récurrentes (ex : tous les vendredis matin de 9h à 10h, le créneau est consacré aux achats pour l’interne).

• Trello : l’utilisation de Trello peut être multiple. Si cet outil intuitif est avant tout un système de to do list à faire glisser d’un tableau à l’autre pour organiser ses tâches, il est aussi très efficace en tant que répertoire, pour enregistrer tous les prestataires auxquels vous pouvez faire appel (fournisseurs, moyens généraux, techniciens de proximité, traiteurs, photographe...).  

• Et enfin, la to do list super pratique de l’Assistant(e) RH : puisque rien ne remplace les notes écrites notamment lorsque qu’elles arrivent au compte-goutte, nous vous proposons une to-do list à imprimer, spécialement pour vos besoins : demandes des collaborateurs, de la direction, urgences à traiter...  

Ce support vous accompagnera chaque semaine dans votre quotidien RH, pour ne rien oublier éviter de multiplier les feuilles volantes.

Imprimez dès maintenant la to-do list spéciale RH pour être encore plus efficace au quotidien !

La simplification des process, pour rendre vos collaborateurs autonomes !

Enfin, la digitalisation permet de simplifier et d’automatiser beaucoup de process. La signature électronique, la numérisation des notes de frais ou encore la centralisation des demandes de congés sont des tâches que vous pouvez optimiser, et qui vous laisseront plus de temps pour travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Commencez par identifier ce qui vous prend le plus de temps ou les demandes les plus récurrentes, et faites le point sur la maturité de votre entreprise concernant la digitalisation de ce type de processus. 

La mise en place d’une solution de type SIRH vous aidera dans la plupart de ces tâches, et deviendra votre outil de référence. Voici 4 articles pour découvrir ce que peut apporter la digitalisation dans votre quotidien : 

• Qu'est-ce que la digitalisation RH ? 
• Automatisation RH : 9 raisons de digitaliser les processus 
• Digitalisation RH : comment convaincre votre direction !  
• 7 clés de succès pour réussir la mise en place d'un SIRH 

L’assistant(e) RH est un poste clé autant pour les collaborateurs que pour la Direction. Souvent au cœur des échanges de l’entreprise, c'est un métier à la fois complexe et passionnant. Avec une multitude de sujets à traiter, et de nombreuses demandes de la part de tous les acteurs de l’entreprise, ce profil RH est essentiel pour le bon fonctionnement de l’organisation. L’assistant(e) RH doit trouver les bonnes méthodes et outils pour s’organiser et pour optimiser son temps, afin de répondre efficacement aux multiples demandes tout en restant zen au quotidien ! 

Vous vous posez quelques questions sur la digitalisation RH ? Ne restez plus dans le doute, on vous dit tout sur la digitalisation des RH dans ce livre blanc complet :

Si vous êtes intéressé(e) par le domaine des ressources humaines et que vous souhaitez en apprendre davantage sur les différentes fonctions de l'assistant(e) RH, consultez notre fiche métier Assistant(e) RH qui présente les compétences requises, les missions principales et les évolutions de carrière possibles.