L’Intelligence Artificielle serait en mesure d’améliorer de 30 à 40 % la productivité des RH (Emerton Data). Un chiffre alléchant, notamment lorsqu’on sait combien de tâches administratives chronophages cette fonction doit caler dans son planning hebdomadaire !
Vous aussi songez à intégrer l’IA à vos processus ? Découvrez ici comment vous pouvez utiliser cette technologie pour simplifier votre administration du personnel, et les limites à prendre en considération avant de vous lancer.
Comment l’IA peut aider les RH dans l’administration du personnel
Focus ici sur les différents cas d’usage de l’IA qui peuvent vous permettre d’alléger votre charge en termes d’administration du personnel.
Rédiger automatiquement des documents
Le premier cas d'usage de l'IA pour l’administration du personnel consiste à laisser l’algorithme rédiger une première version de documents juridiques, comme les accords d’entreprise, les lettres d’avertissement, ou encore les avenants au contrat de travail.
En nourrissant l’IA des données qui doivent apparaître dans ces documents, les RH automatisent ensuite la rédaction - de quoi alléger ces tâches chronophages, et pourtant essentielles.
Extraire automatiquement des informations
L’IA peut également permettre d’extraire automatiquement des informations provenant de documents divers et variés : notes de frais, demandes de congés, arrêts de travail, entretiens annuels d’évaluation… Par exemple, une IA peut analyser le CV et l’ancienneté d’un collaborateur de l’entreprise, pour le positionner automatiquement dans la grille de rémunération interne.
Grâce à une synchronisation dédiée, ces données peuvent ensuite être intégrées au logiciel adéquat : logiciel de paie ou de gestion des congés, SIRH…
Analyser les données sociales et économiques de l’entreprise
L’un des grands avantages de l’IA, c’est sa capacité à analyser de grandes quantités de données. Appliquée à l’administration du personnel, la technologie permet ainsi d’analyser automatiquement tous les indicateurs clés RH : dépenses, temps de travail, absences, demandes de congés, arrêts de travail…
Ainsi, les RH obtiennent une vision globale de leur tableau de bord financier et social, et simplifient leur reporting.
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Optimiser des processus
Qui dit analyse des données, dit repérage de potentielles optimisations RH : et c’est ce que permet également de faire l’IA. En la nourrissant des données de votre entreprise, vous pouvez par exemple lui demander de vous trouver des pistes d’optimisation de vos coûts, ou encore des temps de travail de vos collaborateurs.
Et il est même possible d’aller plus loin. Une IA nourrie avec les données issues des tendances du marché peut vous aider à ajuster votre stratégie d’administration du personnel. Par exemple, pourquoi ne pas lui demander d’analyser les tendances en termes de politique de rémunération chez vos concurrents, pour ensuite ajuster votre propre politique interne ?
Opérer une vérification de certains processus
L’IA peut également avoir un rôle de contrôleur, notamment en ce qui concerne les calculs liés à votre administration du personnel. Vous pouvez lui demander de vérifier le calcul de vos rémunérations, des heures supplémentaires sur le mois, des droits maladie de vos collaborateurs, ou encore de vos cotisations sociales.
De quoi limiter le taux d’erreur, et donc, rendre plus fiable votre gestion RH.
Améliorer la communication dans l’entreprise
Enfin, le dernier cas d’usage de l’IA pour l’administration du personnel concerne la communication dans votre entreprise. Sous forme de chatbot, ou bien via de l’automatisation de vos emails, vous pouvez répondre de manière automatisée aux questions les plus simples de vos collaborateurs - concernant par exemple leur paie, la réglementation sociale, ou encore vos procédures internes.
En somme, l’IA permet un véritable gain de productivité, notamment vis-à-vis des tâches chronophages, qui vous permet de vous focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Mais l'IA demeure encore peu utilisée… mais aussi parce qu’elle présente des limites réelles !
Quelles limites à l’IA pour l’administration du personnel ?
Bien que cette technologie soit prometteuse, l’Intelligence Artificielle présente des limites que vous devez prendre en considération lorsque vous songez à l’intégrer à vos process.
Parmi ces limites, on peut citer :
- Le peu de considération pour la législation en vigueur. L’Intelligence Artificielle peut avoir tendance à halluciner, soit à produire des réponses fausses - un souci de taille lorsqu’il s’agit de suivre une réglementation stricte en termes d’administration du personnel ! L’utilisation de l’IA nécessite donc un contrôle humain poussé, pour vous assurer de rester dans les clous de la législation. En effet, en tant qu’employeur, vous restez toujours responsable du bon suivi des réglementations en la matière.
- Le risque de déshumanisation. L’apport humain demeure crucial, notamment en termes d’implication des différentes parties prenantes dans vos processus. Par exemple, bien que vous puissiez totalement automatiser par l’IA la gestion des congés, il est préférable de faire valider toute demande de congés par le manager, pour qu’il soit mis au courant et puisse aménager le planning de production. En somme, l’humain évite la déshumanisation d’une fonction typiquement humaine.
La sécurité des données. En tant que RH, vous manipulez forcément les données personnelles de vos collaborateurs. Or, à l’heure actuelle, l’IA pose encore des soucis en la matière - et vous vous devez de protéger les informations personnelles de vos salariés.
🔎 RGPD et données RH : quels enjeux et obligations ?
En somme, il est indispensable que l’humain continue de jouer le rôle d’arbitre dans le pilotage du personnel, pour s’assurer que l’éthique est bien respectée dans l’entreprise.
Pour ce faire, la clé du succès réside dans le fait de synthétiser dans une même plateforme toutes les données à votre disposition. Ainsi, vous pouvez procéder à des décisions stratégiques mûrement réfléchies et multi-factorielles - ce qui ne vous empêche pas, à côté, d’utiliser l’IA pour vous guider.
C’est là tout l’intérêt d’un SIRH tout-en-un, qui regroupe toutes les fonctionnalités liées à vos processus d’administration du personnel. L’IA est votre co-pilote, mais vous restez aux commandes, et pouvez ainsi préserver le capital humain et les mutations à l'œuvre dans votre entreprise.
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