Vous hésitez encore à digitaliser vos process RH ? Vous appréhendez le changement ? Pourtant au même titre que dans la vie personnelle, la digitalisation permet de simplifier votre quotidien professionnel. Fini la perte de temps et les erreurs de saisie dues à la paperasse et aux multiples tableaux Excel !
L’automatisation des process RH apparaît aujourd’hui comme l’un des principaux enjeux de la profession. Si vous hésitez encore à franchir le cap, voici 9 bonnes raisons de digitaliser vos tâches !
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1. Des solutions accessibles et modulables pour PME
Les solutions RH étaient autrefois destinées aux grandes structures car les outils étaient coûteux et difficiles à mettre en place. Aujourd'hui, ils sont accessibles et adaptés à toutes les tailles d’entreprises.
Les outils de gestion des ressources humaines étaient anciennement limitées aux tâches les plus basiques. L’offre des logiciels en mode Saas se complète et se diversifie en couvrant désormais l’intégralité des missions imputables aux services des Ressources Humaines, sous forme de logiciels accompagnés de modules. Ils vous permettent, selon vos priorités, budgets et besoins, d’automatiser en partie ou en totalité vos différents processus RH.
Notes de frais, plannings, congés, temps, entretiens, recrutements, GPEC, QVT, l’apparition de ces nouvelles fonctionnalités promet plus d’efficacité et de souplesse dans la gestion de vos actions RH.
2. Une conformité avec la loi
Les nouvelles solutions de gestion RH respectent toutes les contraintes légales afin d'être conformes au code du travail et aux différentes lois en vigueur. Y compris pour les directives les plus récentes telle que la RGPD. Cela se révèle être un excellent atout dans la gestion des notes de frais ou l’édition des fiches de paie, par exemple.
3. La dématérialisation et centralisation des documents
La digitalisation RH vous permet de dématérialiser et d’archiver vos documents grâce à un nouvel outil : le coffre-fort numérique. Un coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique, est un service sécurisé pour archiver, répertorier et consulter des fichiers numériques sensibles tels que : documents administratifs, factures, bulletins de paie, contrats, etc. La sécurité et la confidentialité des données sont donc assurées.
Vous limitez les pertes, l’espace physique alloué au stockage et retrouvez rapidement et facilement vos justificatifs en cas de contrôle.
4. L'harmonisation et la fiabilisation des process
Quelles que soient les tâches que vous décidez d’automatiser, les solutions de gestion RH vous permettent d’harmoniser vos processus. En mixant vos process métier internes et les trames proposées par les logiciels, vous allez fiabiliser et uniformiser vos processus.
Prenons pour exemple une prise de congés. Sans solution digitale, il n’est pas rare de recevoir des demandes de congés par différents moyens : mails, chat, sms ou formulaire papier. Un véritable casse-tête ! Avec l’utilisation d’un logiciel de gestion RH, tous les collaborateurs suivent la même procedure pour effectuer leurs demandes de congés. Ainsi, l'ensemble des demandes sont centralisées sur un seul et même outil.
5. Une diminution des erreurs
Cette harmonisation des processus entraîne une baisse considèrable des erreurs et des oublis. Aux oubliettes la paperasse et les post-it qui s'accumulent sur votre bureau, bienvenue à la digitalisation ! Les parcours utilisateurs des solutions de gestion RH sont pensés pour récolter toutes les informations et documents nécessaires au bon traitement des demandes. Les étapes des différentes tâches obéissent à des contraintes que vous pouvez fixer et moduler. Ainsi, vous ne passez plus à côté d'informations importantes et vous diminuez vos erreurs.
6. Une satisfaction des collaborateurs
Quelle que soit leur génération, les collaborateurs demandent de plus en plus à avoir des systèmes de gestion RH dans leur entreprise pour leur faciliter le quotidien administratif. Digitaliser vos process RH implique aussi une simplification des demandes et une amélioration du bien-être de vos collaborateurs. Ils peuvent envoyer en quelques clics leurs demandes de congés ou leurs notes de frais, ou consulter directement sur leur espace leur solde de congés ainsi que leurs fiches de paie, ou toute sorte de données les concernant.
Cela favorise la rapidité de traitement de leurs requêtes et limite les sollicitations superflues du service RH. C’est gagnant-gagnant !
7. Un pilotage plus efficace
Dans les solutions de gestion RH, les tableaux de bord et les rapports détaillés sont facilement paramétrables. Vous allez ainsi avoir une visibilité globale des flux et des tâches en cours ce qui facilite le pilotage de vos différentes actions. Votre plan d'actions devient plus précis et plus efficace.
L’automatisation des processus RH garantit la fluidité de prise de validation et de décision ainsi qu’une meilleure communication entre les équipes.
8. Un gain de temps et de productivité non négligeable
Avez-vous déjà fait le constat du temps passé, en moyenne, chaque mois au remplissage de vos tableurs Excel pour le traitement et le reporting des informations RH ? Du temps consacré à réunir et classer vos différents documents, justificatifs ? Sans compter les échanges entre les différents services pour récolter les validations des différents décisionnaires…
En automatisant vos processus RH, dites stop à la perte de temps liée au traitement de la paperasse et de l'administratif ! Le gain de temps est l’atout majeur de la digitalisation de la gestion des ressources humaines. En économisant le temps de traitement de ces tâches redondantes et chronophages, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des actions plus importantes.
9. Un (gros) gain d’argent
Qui dit gain de temps, dit gain d’argent ! L’automatisation des tâches réduit les coûts liés à la productivité, aux heures supplémentaires et à la masse salariale. Elle limite drastiquement les dépenses indirectes : erreurs de saisie, fraudes, maintenance des systèmes…
Gain de temps, fiabilisation des missions, optimisation de la gestion administrative, structuration des processus, sécurisation des données... L'automatisation de la gestion des ressources humaines comptabilisent de multiples avantages !
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