Vous songez à digitaliser votre parcours d’intégration, mais vous hésitez encore ?
On vous comprend. Quand vous avez toujours tout fait par vous-même, digitaliser l’onboarding peut paraître effrayant : l’outil est-il fiable ? Est-ce que tout le monde va l’adopter ?
On vous rassure, en digitalisant votre parcours d’intégration, vous gardez la main sur l’outil. Il est simplement paramétré en fonction de vos besoins, obligations et attentes.
Si sa principale utilité est de vous faire gagner du temps en automatisant les tâches administratives chronophages, il offre d’autres bénéfices. Des bénéfices dont vous ne serez pas seul à vous réjouir. En effet, l’ensemble des services ayant un rôle à jouer dans l’onboarding ainsi que vos nouveaux collaborateurs y trouveront un intérêt.
Voyons ça de plus près à travers 5 raisons de digitaliser votre parcours d’intégration.
Et pour aller plus loin, téléchargez notre guide pour découvrir comment le digital vous accompagne dans chaque étape du parcours d’intégration.
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1. Automatiser les tâches administratives chronophages
À chaque nouvelle embauche, c’est la même chanson. Vous devez préparer et éditer le contrat de travail, les documents administratifs comme le livret d’accueil, la mutuelle et le règlement intérieur. Puis, récupérer et transmettre les informations nécessaires pour établir la déclaration préalable à l’embauche et la future paye.
Mais aussi écrire et envoyer un mail à l’ensemble des collaborateurs pour les informer de l’arrivée d’un nouveau salarié. Faire de même en préparant un mail de bienvenue à votre nouveau collaborateur.
Ce temps passé à faire de l’administratif, vous pourriez le consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la formation et la montée en compétences des collaborateurs ou la qualité de vie au travail.
Eh bien, sachez qu’en digitalisant votre parcours d’intégration, c’est possible ! En effet, certains logiciels RH intègrent votre modèle de contrat de travail et les attestations diverses. Ainsi, vous n’avez plus qu’à générer le contrat et les attestations pour chaque salarié. Et tout ça, en seulement quelques clics.
Aussi, vous n’aurez plus à attendre le premier jour pour officialiser votre collaboration. Grâce à l’outil digital, vous pouvez faire signer le contrat de travail en ligne.
2. Informer et coordonner les actions
En tant que RH, vous pilotez de A à Z le parcours d’intégration. Et dans les faits, jouer le chef d’orchestre n’est pas de tout repos. L’intégration mobilise tout un tas d’interlocuteurs : les RH bien sûr, mais aussi la comptabilité, l’informatique, le technique, la communication, et le service que va rejoindre la nouvelle recrue.
Ça en fait du monde, n’est-ce pas ?
Surtout, plus les interlocuteurs sont diversifiés et les tâches dispersées entre services, plus c’est compliqué de coordonner le parcours d’intégration. Ça vous demande un sens de l’organisation à toute épreuve. Et le plus éprouvant, vous devez sans cesse être derrière les services pour les relancer, vérifier que rien n’a été oublié.
Tout ça représente une charge mentale dont vous pouvez vous libérer en digitalisant l’onboarding !
En effet, un logiciel RH vous permet d’informer, de coordonner et de suivre l’avancée des actions depuis votre interface. Et c’est la même chose pour les autres services ! Ainsi, terminé l’excuse de « j’avais oublié », l’outil est là pour envoyer des rappels.
3. Collecter et centraliser les documents dans un seul et même outil
Un parcours d’intégration regorge de documents. On a déjà parlé des documents administratifs comme le contrat de travail. Si seulement ça s’arrêtait là… Mais, non.
Dans un parcours d’intégration réussi, le nouveau collaborateur découvre l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, son fonctionnement, sa mission, ses membres, ses modes de communication (réseau social interne, etc.). C’est une immersion nécessaire pour se familiariser aux bonnes pratiques, s’intégrer et démarrer son poste dans des conditions optimales.
Avec un logiciel SIRH, vous n’aurez plus à vous soucier de préparer, éditer et transmettre cette montagne de documents. Vous les intégrez dans le logiciel et le tour est joué ! Le nouveau salarié n’a plus qu’à se connecter à l’outil et découvrir les documents administratifs et informatifs.
4. Suivre l’avancée du parcours d’intégration
Quand 45% des démissions ont lieu la première année, il va sans dire que l’onboarding est une étape importante. Votre rôle est donc de veiller à ce que le parcours d’intégration avance comme prévu.
Sans digitalisation, vous êtes obligé d’être constamment en alerte et de suivre l’avancée du parcours en rappelant, au moyen de messages vocaux et de mails, qui doit faire quoi et quand. Et puis, courir dans les couloirs dès que vous apercevez le manager pour vérifier si telle présentation a été faite, ce n'est franchement pas amusant.
Bonne nouvelle, avec un logiciel RH, vous pouvez suivre tranquillement l’avancée du parcours d’intégration. En effet, l’outil est mis à jour de façon à ce que vous puissiez voir en un clic les actions et étapes qui ont été validées, et celles qu’il reste à faire. Aussi, si une anomalie est détectée, vous êtes automatiquement alerté, et une relance est envoyée aux personnes concernées.
Gain de temps et réduction du stress garantis !
5. Évaluer le parcours d’intégration
Évaluer votre parcours d’intégration au moyen d’un rapport d’étonnement est nécessaire pour le faire évoluer dans le bon sens.
En digitalisant votre parcours, certains logiciels SIRH vous permettent de prendre le pouls grâce aux feedbacks en ligne et anonymes. Ainsi, en utilisant des questionnaires de satisfaction, des sondages, et des échanges, vous pouvez mesurer et suivre au quotidien le bien-être de vos collaborateurs.
Également, vous pouvez dématérialiser les entretiens. L’outil permet de planifier un rendez-vous de suivi entre le collaborateur et son manager. Par exemple, les managers peuvent, depuis l’outil, fournir la trame du rapport d’étonnement digitalisé.
En résumé, nous avons la chance de vivre à l’ère du digital. Le digital vous offre l’opportunité de gagner un temps précieux, et ainsi vous consacrer à des missions et tâches essentielles à la vie des collaborateurs. Une opportunité qui, nous sommes sûrs, s’inscrit dans une démarche de bien-être et de qualité de vie au travail !
Alors, prêt à passer à l’ère du digital ?
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