Vous croulez sous les justificatifs de notes de frais, vos classeurs débordent et votre service administratif est complètement sous l’eau... C’est le moment de penser à la dématérialisation des notes de frais !
Qu’est-ce que la dématérialisation des notes de frais et quels sont les avantages ? Décryptage !
Qu’est-ce que la dématérialisation des notes de frais ?
Commençons par le début ! La dématérialisation, de manière générale, est le fait de transformer des données matérielles en données immatérielles. Plus simplement, c’est transformer un document papier en un fichier numérique.
Dans le cadre des notes de frais, la dématérialisation est la virtualisation des justificatifs de paiement et l’automatisation de la gestion des notes de frais.
Finis les justificatifs dans tous les sens qui prennent de la place, qui se perdent ou se détériorent... La dématérialisation vous permet d’archiver vos justificatifs de manière numérique. L’archivage 100% digital vous permet de consulter vos données à tout instant (bien plus pratique en cas de contrôle fiscal ou de l’Urssaff).
Et la dématérialisation des notes de frais profite à tous !
- Côté comptabilité, vous avez la possibilité de définir les modalités de remboursement de notes de frais et vous êtes alerté en cas de non-respect des règles de validation. Par exemple, la digitalisation des notes de frais va permettre de générer les ordres de virement au format SEPA automatiquement chaque mois.
- Côté salariés, que ce soient les managers ou les collaborateurs, chacun va gagner un temps précieux. Vos collaborateurs profitent de la réouverture des terrasses pour un déjeuner d’affaires ? ils peuvent enregistrer leurs dépenses en quelques minutes et transférer les justificatifs de manière digitale depuis leur mobile. Le manager est informé des nouvelles demandes en temps réel et peut gérer les dépenses de son équipe. La validation et le suivi des remboursements est aussi simplifié.
Vous n’êtes pas convaincu ? Pari relevé !
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Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est une véritable avancée pour les services administratifs et financiers ! Gain de temps, fiabilisation des données, archivage, analyses, économies... Les services administratifs ont rapidement adopté la dématérialisation des notes de frais. Vu tous les avantages... Logique ils sont nombreux et on les synthétise pour vous !
La dématérialisation des notes de frais à travers la mise en place d’un logiciel de gestion va vous permettre de :
1. Être conforme légalement et éviter tout risque de redressement en respectant des réglementations fiscales et sociales intégrées au logiciel
2. Gagner du temps et de la productivité : plus de ressaisies, récupération systématique de la TVA
3. Analyser des données fiables et piloter efficacement : vision analytique des dépenses, tableaux de bord personnalisés
4. Sécuriser vos données en archivant les justificatifs à valeur probante
5. Optimiser vos coûts grâce à la vision analytique des dépenses du logiciel
La dématérialisation fiabilise vos données tout en vous faisant gagner du temps et donc de l’argent (ça y est, on vous a convaincu !).
Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20€ et 60 €. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.
Grâce à un logiciel note de frais, vous pourrez économiser jusqu'à 90% de temps, et donc 90% de l'équivalent en salaire du gestionnaire habituel des notes de frais au sein de votre entreprise.
Alors, prêt à dématérialiser vos notes de frais ?
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