Haaaaaaaaa les bulletins de paie... Quelle mésaventure ! Mais ça y est, vous êtes sur le point de vous sortir de cette galère et dématérialisant ce document. Et pour vous aider, voici les 3 règles et principes à respecter !
Lets go ?
La mise en place des bulletins de paie dématérialisés a de nombreux avantages : réduction des coûts de gestion, gain de temps et de productivité, diminution de l’empreinte écologique, amélioration de la marque employeur... Mais avant ça, voici les 3 règles et principes à connaître pour dématérialiser ses fiches de paie.
#1 - Intégrité des données
Tout d’abord, qu’est-ce que l’intégrité des données ? Selon talend.com, “l’intégrité des données est l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence globales des données”. Mais ce n’est pas tout, car elle désigne aussi la sûreté des données : la conformité de la réglementation et de la sécurité. Car oui, qui dit dématérialisation dit aussi protection des données personnelles.
Dans notre cas de dématérialisation des bulletins de paie, il va sans dire qu’il est majeur d’avoir des données intègres et confidentielles afin que le document ait une valeur légale.
En tant que RH, vous traitez quotidiennement des données personnelles et sensibles. Mais comment sécuriser et fiabiliser le traitement de ces données ? Découvrez dans ce guide comment sécuriser le traitement de vos données salariés.
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#2 – La confidentialité
Quand on parle de confidentialité, on parle avant tout de diffusion. Comment allez-vous remettre aux salariés leurs bulletins de paie dématérialisés ? Comment allez-vous assurer la confidentialité de ces données ? Hé bien, c’est finalement assez simple, il faut que les fiches de paie en format PDF soient déposés dans un espace individuel et sécurisé, avec par exemple la mise en place d’un coffre-fort numérique.
Un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique, est un service de stockage sécurisé prenant en charge la gestion électronique des documents RH, qui permet à tout un chacun d’archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel. Vous souhaitez en savoir plus ? C’est par ici !
#3 – La conservation
Non on ne va pas vous parler du Tupperware. Mais il faut savoir que l’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de paie pour les rendre accessibles à ses salariés.
Selon le Code du Travail - Article L3243-4 “L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans”.
Malheur... Votre entreprise ferme ses portes ou votre prestataire n’est plus en mesure de conserver les bulletins de salaire ? L’employeur est en devoir d’informer l’ensemble de ses collaborateurs 3 mois avant l’arrêt du service de conservation.
Alors prêts à passer la vitesse supérieure ? Dématérialisez vos bulletins de paie avec la solution Eurécia !
