“Maxime, je n’ai pas le justificatif de ta dépense lorsque tu as invité nos clients au restaurant... Peux-tu me le faire passer ?” Là, la véritable galère commence !! “Heu, désolé Mathilde, mais je pensais l’avoir accroché à ma note. Je n’ai pas gardé de copie, comment peut-on faire ?”
Vous en avez marre de gaspiller votre temps à courir après les justificatifs de chacun ? Vous êtes au bon endroit, voici nos 3 conseils ! (on a même glissé un outil)
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des notes de frais en PME ?
On vous dit tout dans notre guide dédié !
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Quelle est la règle des justificatifs de notes de frais ?
C’est assez simple ! Chaque note de frais doit obligatoirement être accompagnée de son justificatif. Un justificatif prend la forme d’un reçu, d’un ticket de caisse ou encore une facture.
Attention, la loi est claire : si une note de frais n’est pas accompagnée de son justificatif, elle ne peut pas être remboursée. Elle sera donc qualifiée comme avantage en nature. De plus, selon l’article L123-22 du Code du Travail, les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans : “Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.”
Et l’URSSAF est là pour contrôler... Vous devez être en capacité de justifier vos dépenses et ainsi, donner les justificatifs d’achats.
Nous le savons tous ! Les justificatifs de notes de frais sont une véritable galère pour tous les collaborateurs... Les salariés doivent garder au chaud leurs tickets de caisse à chaque dépense. La DAF doit collecter puis conserver les justificatifs... Ce n’est clairement pas une tâche à valeur ajoutée et peu de personne prenne le soin de garder l’ensemble de leurs justificatifs.
Et pourtant comme on a pu vous le rappeler, c’est primordial !
Coup de pouce de la rédac' : Un de vos collaborateurs a égaré son justificatif professionnel ? Ça arrive ! Vous pouvez compter sur notre modèle d'attestation sur l'honneur :
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Comment ne plus courir après les justificatifs de notes de frais ?
# 1 - Sensibilisez les collaborateurs
Notre premier conseil pour diminuer le nombre de notes de frais sans justificatifs est de sensibiliser les collaborateurs. C’est même une étape incontournable ! Vous souhaitez que vos collaborateurs deviennent les rois des notes de frais ? Communiquez pour sensibiliser au processus mis en place dans votre entreprise.
Comment communiquer ? Il existe différents outils, qui ne sont pas exhaustifs :
- Formation interne
- Sensibilisation dès l’onboarding dans le livret d’accueil par exemple
- Note interne
- Mémo
- Réunion d’informations
- ...
Le petit + de la rédaction ! Vous souhaitez simplifier le traitement des notes de frais au sein de votre entreprise ? Découvrez notre modèle Excel de notes de frais.
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#2 - Mettez en place un remboursement au forfait
Deuxième conseil, et si vous passiez au remboursement au forfait ? Avec ce type de remboursement, l’employeur indemnise les collaborateurs du même montant en fonction d’un barème. Le barème est déterminé chaque année par l’URSSAF. Et le point le plus important vos collaborateurs n’ont plus besoin de garder tous leurs justificatifs ! C’est à l’employeur de fournir les raisons des frais professionnels de chacun.
#3 - Dématérialisez la gestion des notes de frais
Troisième et dernier conseil... La dématérialisation des notes de frais est la virtualisation des justificatifs de paiement et l’automatisation de la gestion des notes de frais à travers la mise en place d’un logiciel note de frais.
Avec ce logiciel, terminé la course après les justificatifs ! La dématérialisation vous permet d’archiver vos justificatifs de manière numérique et pérenne. Comment ça se passe concrètement ? Voici un exemple :
Votre collaborateur est en déplacement à Marseille sur deux jours pour rencontrer un nouveau client. Dès qu’il a une dépense, il envoie en photo le justificatif depuis son smartphone via l’application dédiée ou son ordinateur. Le logiciel, grâce à l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), va reconnaître et remplir le type de dépense, le montant, la date et la TVA. Ensuite le manager ou les RHs vont valider la note de frais en un clic. Plus besoin de garder le justificatif, le collaborateur peut jeter à la poubelle ses tickets.
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La gestion des notes de frais au sein de votre entreprise est un véritable casse-tête ? Découvrez dans notre guide comment optimiser la gestion des notes de frais grâce à la dématérialisation !
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