Format de facture électronique : que signifient Factur-X, UBL et CII ?

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PDF ordinaire et Factur-X : quelle différence ?

Un PDF créé depuis un outil bureautique puis envoyé par courriel contient une représentation visuelle. La DGFiP ne le considère pas comme une facture électronique au sens de la réforme. Celle-ci est dématérialisée de bout en bout, comporte un socle de données structurées et passe par une plateforme agréée. [1]

Factur-X est un format mixte. Le fichier PDF/A-3 fournit la représentation lisible. Un fichier XML en syntaxe CII, embarqué dans ce PDF, porte les données destinées au traitement automatisé. [4] Une personne peut consulter la facture dans le PDF, tandis qu'un logiciel compatible exploite les données structurées.

Cette double lecture explique une confusion fréquente. L'ouverture du PDF confirme que la représentation est lisible. Elle ne permet pas, à elle seule, de vérifier la présence, le profil ni la validité de l'XML embarqué.

La différence porte donc sur le contenu technique du fichier. Renommer un PDF, le déposer sur une plateforme ou lui ajouter des mentions visibles ne le transforme pas en Factur-X.

Que désignent Factur-X, UBL et CII ?

La compatibilité se vérifie sur trois éléments : la syntaxe, le profil et les données.

Trois niveaux de vocabulaire aident à lire les offres des éditeurs. La norme EN 16931 définit un modèle sémantique : elle décrit les informations de facture et les règles qui leur donnent le même sens. UBL 2.1 et UN/CEFACT CII sont deux syntaxes XML capables de transporter ce modèle. [3] Un profil précise ensuite le jeu de données et les règles à appliquer dans un contexte donné.

Le cadre français en vigueur distingue les syntaxes UBL et CII avec les profils EN16931 ou EXTENDED-CTC-FR. Il prévoit également un format mixte qui associe une représentation PDF/A-3 à des données XML CII selon les profils prévus. [2] Dans la pratique, les noms UBL, CII et Factur-X restent commodes, mais le profil fait partie de la réponse technique.

Factur-X : un PDF lisible et un XML CII embarqué

Factur-X réunit la lecture humaine et le traitement automatisé dans un même conteneur PDF/A-3. Son XML repose sur la syntaxe CII. [4]

Ce format peut convenir lorsque les équipes ont besoin de consulter une représentation familière de la facture.

UBL : une facture exprimée en XML

UBL, pour Universal Business Language, est l'une des deux syntaxes prises en charge pour exprimer le modèle EN 16931. [3] Le fichier est structuré pour être lu par les systèmes. Une interface ou une feuille de transformation reste nécessaire lorsqu'une personne veut en obtenir une présentation visuelle.

Demander si un outil est « compatible UBL » ne suffit pas pour préparer l'intégration. Vérifiez s'il sait générer, valider et importer le profil retenu sans perdre les données nécessaires au traitement.

CII : une autre syntaxe XML pour le même modèle sémantique

CII signifie Cross Industry Invoice. Cette syntaxe UN/CEFACT est, avec UBL, l'autre syntaxe XML supportée pour transporter les données définies par EN 16931. [3] Elle est aussi utilisée pour l'XML embarqué dans Factur-X.

CII et Factur-X ne sont pourtant pas synonymes. Un fichier CII peut circuler comme XML structuré, tandis que Factur-X l'intègre dans un ensemble mixte avec une représentation PDF/A-3. Le système récepteur doit savoir quel objet il reçoit et comment le contrôler.

Tableau récapitulatif : Factur-X, UBL et CII

Factur-X apporte une représentation directement lisible. UBL et CII font circuler un document XML que les outils restituent à l'écran dans leur propre interface.

Une annonce de compatibilité limitée au mot « Factur-X », « UBL » ou « CII » reste incomplète. Vérifiez le format, le profil et la version, puis demandez quelles règles provoquent un rejet.

Comment choisir un format compatible avec votre circuit ?

Commencez par le système qui crée la facture. Certains outils produisent directement un format structuré ou mixte ; d'autres remettent des données ou un document à la plateforme, qui prend en charge une partie de la mise au format. Le contrat et la documentation technique doivent indiquer où cette transformation a lieu.

Suivez ensuite le flux jusqu'au destinataire. Un format accepté à l'entrée de votre plateforme peut être converti avant sa transmission, puis mis au format pour les besoins du client. [2] Chaque étape doit conserver les informations dont les systèmes ont besoin.

Posez ces questions à votre éditeur et à votre plateforme :

1. Quel format, quel profil et quelle version notre outil produit-il réellement ?
2. Quelles données sont alimentées, et quelles règles de validation sont appliquées avant l'envoi ?
3. Quel fichier la plateforme accepte-t-elle en entrée, puis quel format transmet-elle ?
4. Quel format et quel profil le système du destinataire peut-il importer ?
5. Une conversion intervient-elle, et comment l'intégrité des données est-elle traitée ?
6. Pouvons-nous obtenir un fichier test validé de bout en bout, avec les rejets ou le rapport de contrôle ?

L'expert-comptable peut compléter cet échange en identifiant les données nécessaires aux contrôles et à l'intégration comptable. L'éditeur reste l'interlocuteur pour les capacités du logiciel, la plateforme doit préciser les formats d'entrée, de transmission et de restitution couverts par son service.

Quel rôle joue la plateforme agréée ?

La plateforme agréée assure l'échange entre le fournisseur et le client. Le texte en vigueur lui impose de pouvoir recevoir les formats et profils prévus et de transmettre les factures selon au moins l'un d'eux. Lorsqu'il y a lieu, la plateforme d'émission convertit la facture ; la plateforme du destinataire réalise la mise au format nécessaire pour son client. [2]

Cette intermédiation ne rend pas tous les fichiers interchangeables. Le texte prévoit explicitement le cas où une conversion ne permet pas de garantir strictement l'intégrité des données. Une représentation lisible comportant les données reçues avant conversion doit alors être transmise à la plateforme du destinataire. [2]

Avant de valider votre choix, consignez quatre réponses : 

1. le format accepté en entrée
2. le profil contrôlé
3. la conversion éventuelle
4. le fichier restitué au destinataire

Sources

1. DGFiP - Facture envoyée par mail et définition de la facture électronique
2. Légifrance - Article 41 septies C du Code général des impôts, annexe IV
3. Commission européenne - Conformité à la norme européenne de facturation électronique
4. FNFE-MPE - Factur-X 1.09.2 / ZUGFeRD 2.5.2