Calendrier RH : votre checklist des échéances administratives RH à télécharger

Qu'est-ce qu'un calendrier RH ?

Le calendrier RH est un planning annuel permettant de visualiser toutes les échéances de votre entreprise.

Il peut se présenter sous différentes formes. Un tableur Excel, un planning Word ou Outlook, une check-list. Si vous disposez d’un SIRH (Système informatique des ressources humaines), le calendrier RH peut être sous la forme d’une to-do list intelligente avec des rappels paramétrables.

Par exemple, il est possible de concevoir un calendrier RH dédié à la communication. Celle-ci prend en effet une place prépondérante dans la gestion des ressources humaines (marque employeur, recrutement, communication interne, etc.). Le calendrier RH peut servir ici à planifier les contenus diffusés (annonces d’emploi, message aux collaborateurs, etc.). Il peut être partagé entre les membres de l’équipe RH concernés avec le service communication.

Le calendrier RH peut être diffusé à toute l’équipe RH, à la direction ou aux managers. Il est également possible d’en créer plusieurs avec différentes thématiques.

Présentation de notre modèle de calendrier RH

Découvrez notre modèle de calendrier RH, une solution pensée pour optimiser la gestion du temps et des ressources au sein de votre entreprise. Notre calendrier RH offre une approche intégrée pour planifier les activités clés, les formations, les échéances et bien plus encore. En centralisant toutes les informations relatives aux ressources humaines, ce modèle vous permet de visualiser rapidement les événements importants, d'anticiper les besoins en personnel et de garantir une répartition équilibrée des tâches.

Quels sont les éléments à inclure dans un calendrier RH ?

Le calendrier RH est souvent dense, comprenant les informations suivantes.

• Les recrutements à effectuer ;
• Les intégrations à réaliser ;
• Les visites médicales ;
• La rédaction des contrats de travail et leurs signatures ;
• La fin d’une période d’essai ;
• La rédaction des avenants au contrat de travail (mutation, augmentation, passage à temps partiel ou à temps complet, nouvelles missions…) ;
• La paie mensuelle et le paiement des cotisations sociales ;
• Les dates de formations ;
• Les dates des entretiens annuels et des entretiens professionnels ;
• Les dates des congés, des absences, des départs (retraite, démission, fin d’un CDD, etc.) ;
• Les dates des réunions du CSE (Comité social et économique) et de ses élections, le cas échéant.

Vous pouvez bien sûr ajouter toutes les données importantes pour l’entreprise. Le calendrier RH est un outil souple, s’adaptant à tous les types d’organisation.

Il peut également être intéressant d’inclure dans votre calendrier RH les actualités impactant directement la gestion des ressources humaines dans l’année à venir. Ce peut être une réforme à implémenter au sein de l’entreprise (index senior, passeport de prévention ou réforme de retraite pour l’année 2023, par exemple). Cela peut aussi être un événement comme la semaine de l’emploi des personnes en situation de handicap ou la journée internationale des RH. Celui-ci peut servir à rappeler les dates des fêtes du personnel, des teams building, des conférences organisées.

En un mot, le calendrier RH comprend tous les éléments notables de la vie de l’entreprise du point de vue des ressources humaines.

Pour finir, vous trouverez ci-dessous la liste des dates à se rappeler impérativement pour respecter vos obligations réglementaires.

• La déclaration sociale nominative (DSN) : elle doit être effectuée tous les mois  : le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés, le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés. Elle consiste à déclarer les salaires payés dans le mois et les cotisations afférentes. La DSN comprend la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH).
• La contribution supplémentaire à l’apprentissage (CSA) : elle consiste à déclarer les alternants mais aussi les apprentis lors de la déclaration DSN de mars.
• La déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) : il s’agit de la liste des effectifs et la rémunération brute de chaque employée. Elle doit être transmise une fois par an, avant le 31 janvier de l’année N+1. Elle doit être fournie par toutes les organisations non concernées par la DSN (fonction publique, par exemple).
• L’index de l’égalité professionnelle : ce document obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés doit être publié chaque année avant le 1^er mars.
• Les entretiens professionnels : tous les deux ans, le salarié avec son manager font un bilan de carrière. Cet entretien est obligatoire.
• La base de données économiques sociales et environnementales (BDESE) : le document doit être obligatoirement transmis au CSE dans les entreprises de plus de 50 salariés. Il doit être réalisé avant le 15 avril de chaque année.

Quels sont les étapes à suivre pour faire un calendrier RH ?

Voici les différentes étapes pour réaliser votre calendrier RH.

Étape 1 : préparer les fondements du calendrier. Ici, il est nécessaire de réaliser une analyse des besoins. Vous devez déterminer les collaborateurs ayant accès à l’outil puis les informations à insérer dans le calendrier.

Étape 2 : choisir le format de votre calendrier RH. Papier, ou électronique ? Fichier Excel, Word ? Logiciel dédié ? Le format choisi doit s’adapter aux caractéristiques de votre organisation pour être adopté par tous.

Étape 3 : insérer les échéances et les dates dans le calendrier RH. Il s’agit d’une tâche importante. L’efficacité de l’opération repose sur la précision et de l’exhaustivité des informations insérées.

Étape 4 : diffuser le calendrier. Pour être utilisé, le calendrier RH doit être proposé en accès libre aux personnes intéressées. À cette étape se pose la question de la possibilité de modifier le calendrier ou non.

Étape 5 : la mise à jour régulière du calendrier. Pour faire vivre l’outil, il est important d’ajouter ou de retirer des échéances en fonction de votre utilisation.