‌Le logiciel RH pour répondre aux enjeux d’expérience, de performance et d’impact

Le service RH traite une multitude de problématiques : paie, recrutement, formation, absence, qualité de vie au travail. Pour chacune de ces thématiques, il est possible d’automatiser les tâches récurrentes. De cette manière, les équipes RH peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.  

La digitalisation des missions administratives passe par l’utilisation d’un logiciel RH. Il en existe deux grands types : 

• Les SIRH (Système d’information des ressources humaines) : il s’agit d’un logiciel RH complet regroupant tous les modules nécessaires à la gestion des ressources humaines. 
• Les logiciels RH spécialisés : il s’agit d’outils dédiés à l’administration d’une thématique spécifique. Ils permettent aux entreprises de choisir avec précision les outils de digitalisation dont elles ont besoin. 

Parmi tous les outils RH existants, voici la liste des logiciels RH les plus utilisés :
 

Les logiciels ATS (Applicant Tracking System)

Les ATS sont des outils pour gérer le recrutement de l’entreprise. Ils possèdent plusieurs fonctionnalités incontournables : 

• La diffusion et la création d’offres d’emploi. Un module multidiffuseur permet d’envoyer l’annonce à plusieurs plateformes de recrutement en même temps (APEC, Pôle emploi, Indeed, LinkedIn, etc.).
• Le suivi des candidatures. Cette application offre une vision globale des candidatures. Vous pouvez programmer des emails automatiques pour informer rapidement les talents des étapes du processus de recrutement. L’outil vous permet ensuite de gérer votre vivier de candidats pour suivre les talents intéressants n’ayant pas été recrutés.
• Le suivi des performances de votre procédure de recrutement. Le logiciel vous fournit des statistiques sur la consultation de vos annonces ou sur le nombre de candidatures ou sur le repartage de l’annonce. De cette manière, vous pouvez ajuster en temps réel votre stratégie.
• La gestion des entretiens de recrutement. Avec cette fonctionnalité vous pouvez organiser les entretiens, fixer des rendez-vous aux candidats ou aux managers et prévoir une trame d’interview d’embauche.
• La gestion de l’onboarding pour programmer les étapes de l’arrivée du nouveau collaborateur, de sa formation au recueil de ses feedbacks.

Si le recrutement est essentiel pour les entreprises, c’est une mission particulièrement chronophage. La diffusion des annonces, le suivi des candidatures, les entretiens, l’optimisation de la marque employeur : les logiciels ATS peuvent vous aider pour toutes ces tâches. Cela permet aux équipes RH, à la direction et aux managers de se consacrer au principal : faire connaissance avec les candidats et trouver le talent idéal. 

Pour les candidats, la bonne gestion des recrutements est particulièrement significative. C’est la première image offerte par l’entreprise. Elle a un impact direct sur la décision du talent d’accepter le poste ou non.
 

Les logiciels des temps de travail et des absences

Ils vous aident à gérer les horaires de vos collaborateurs et vous permettent de connaître les heures de travail de chaque salarié en temps réel. Ces modules offrent une solution facile et pratique pour suivre les absences des collaborateurs. 

Grâce à cet outil, vous disposez de plusieurs fonctionnalités importantes pour la gestion RH : 

• Le suivi des congés et des absences : le module permet aux collaborateurs de poser leurs congés ou de déclarer une absence depuis leur espace personnel. Les managers sont alertés et peuvent valider les demandes via leur tableau de bord.
• Le suivi des temps et des activités : chaque collaborateur peut pointer ses heures. Les équipes RH suivent facilement les erreurs de pointage ou les anomalies par rapport aux horaires prévus dans le contrat de travail.
• La gestion des plannings : les managers créent les plannings en ligne. Ils les partagent aux équipes. Chaque membre sait à tout moment si ses collègues sont disponibles ou non. Le responsable d’équipe a une vision globale des emplois du temps de ses collaborateurs. La gestion de projet est facilitée.

Les logiciels de gestion des temps et des absences sont importants pour les entreprises. Ils permettent de suivre automatiquement les périodes de travail. En plus de limiter les erreurs de saisie, c’est un gain de temps indéniable pour le service RH. Toutes les informations sur les horaires et les absences sont transmises automatiquement au logiciel de paie pour intégration sur le calcul des salaires.

Pour les salariés, ce type d’outil offre plus d’autonomie et de flexibilité. Il pointe ses horaires ou déclare ses absences depuis n’importe où. Il lui suffit d’accéder à son espace personnel en ligne.
 

Les logiciels de gestion de la performance et des formations

Ils aident à gérer toutes les étapes de la formation professionnelle des collaborateurs et de l’évolution de carrière. Il facilite la gestion administrative de cette mission RH en automatisant certaines tâches ; inscriptions, planning, évaluations, feedbacks, gestion de budget, alertes… 

L’outil de gestion de la performance et des formations comprend trois fonctionnalités : 

• La gestion des formations : l’outil centralise les informations, aide à établir les budgets et collecte les évaluations à la suite des formations. Il est utile pour créer un plan de formation clair pour le partager à la direction et aux managers.
• La gestion des entretiens annuels ou individuels : cette fonctionnalité permet de créer des trames pour faciliter les entretiens. Vous pouvez également archiver les discussions pour conserver une trace afin de constater les évolutions du collaborateur. 
• La gestion des compétences des collaborateurs : les équipes RH disposent d’une cartographie des compétences présentes dans l’entreprise. Elles peuvent diriger plus précisément les recrutements ou les formations nécessaires pour trouver les compétences manquantes pour la croissance de la société. 

Pour l’entreprise, ce type de solution applicative permet de réduire le temps passé à l’organisation des formations et à la gestion des carrières. Il favorise la bonne organisation des compétences. Les responsables formations suivent facilement les performances de chaque salarié et proposent les meilleures solutions pour améliorer leurs compétences. En optimisant le suivi des formations, vous réduisez le coût global de la formation.

Les collaborateurs y trouvent un grand intérêt. Grâce à la bonne gestion des formations et des carrières par leur entreprise, ils conservent une employabilité optimale. Leurs compétences sont valorisées et ils disposent de meilleures chances d’évoluer dans leur poste ou au sein de la société. C’est un atout évident pour la qualité de vie au travail mais aussi pour l’engagement des salariés dans l’entreprise.
 

Les logiciels de paie

Les logiciels de paie RH font partie des outils digitaux les plus utilisés par les entreprises. Ils permettent d’automatiser le calcul des salaires et l’établissement des fiches de paie afin de libérer les équipes RH des tâches administratives récurrentes. Le logiciel de paie est connecté au système d’information des ressources humaines. Il utilise les données du dossier RH de chaque salarié. Il aide à réduire au maximum les erreurs de saisie manuelle.

Parmi les fonctionnalités incontournables, il y a : 

• La gestion de la paie : le salaire, les éléments de variables ou les primes sont calculés automatiquement grâce au paramétrage du logiciel. Toutes les obligations légales sont prises en compte par l’outil. L’éditeur met à jour l’outil régulièrement. Les déclarations sociales sont réalisées automatiquement. Les fiches de paie sont établies par le logiciel, puis envoyées aux collaborateurs directement dans un coffre-fort électronique.
• La gestion des notes de frais : cette fonctionnalité autorise les salariés à réaliser leurs demandes de remboursement sur une plateforme en ligne facilement de n’importe où. Les justificatifs peuvent être envoyés à l’employeur par une photo du smartphone professionnel par exemple. Les équipes du service financier peuvent extraire les données pour réaliser des reportings sur les notes de frais pour la direction.

Un logiciel de paie est incontournable pour l’entreprise. Il vous permet d’encadrer les pratiques liées à la paie tout en gagnant un temps précieux. Toutes les tâches récurrentes sont automatisées, les données de paie obtenues sont fiabilisées. Ce type d’outils en ligne présente l’avantage de faciliter le respect des normes RH sur la paie.

Il s’agit d’un atout pour les salariés. Le logiciel offre plus de transparence et de flexibilité. Les notes de frais prennent moins de temps à réaliser grâce au formulaire facilitant la procédure. Les salaires sont versés dans les temps et de manière fiable.
 

Les logiciels de gestion de l’engagement

Ils visent à simplifier la gestion de la RSE (Responsabilité sociétale de l’entreprise). Ils automatisent les tâches administratives et organisationnelles liées à la qualité de vie au travail. Un collaborateur engagé est plus motivé dans ses missions. Il prend à cœur les intérêts de l’entreprise. 

Deux fonctionnalités sont incontournables au sein des logiciels de gestion de l’engagement : 

• Le suivi du bien-être des collaborateurs : les salariés ont l’opportunité d’exprimer leur état d’esprit. À côté de son profil, il est possible de partager son humeur de jour. Les managers ou collègues peuvent adapter leurs sollicitations. Avec ce module vous pouvez surtout de suivre les signaux faibles pour connaître l’état d’esprit global des collaborateurs. Vous pouvez mettre des actions rapidement pour augmenter le bien-être et la productivité des salariés. 
• La diffusion des bons plans : cette petite application participe à la vie officieuse de l’entreprise. Elle permet à l’employeur de porter à la connaissance de tous les événements organisés (fête de l’entreprise, séminaire, afterwork, etc.). Vous donnez l’occasion à vos collaborateurs de créer des groupes en fonction de leurs intérêts (running, musique, etc.). 

Pour les entreprises, les logiciels de gestion de l’engagement sont un pilier de l’intégration des salariés. Il aide les équipes RH à créer un environnement serein et dynamique pour favoriser l’épanouissement, mais surtout la productivité des collaborateurs. 

Ce type d’outil est synonyme de qualité de vie au travail pour les salariés. Il démontre la volonté de l’employeur de s’engager pour leur bien-être et pour donner du sens à leurs missions.