Le logiciel RH pour répondre aux enjeux d’expérience, de performance et d’impact

Un logiciel RH est une solution informatique destinée à simplifier la gestion du capital humain d’une entreprise. L’outil digitalise les données RH. Il permet d’automatiser les tâches répétitives ou administratives. Il peut prendre en charge toutes les missions des équipes RH : la paie, les recrutements, les dossiers des salariés, la formation, la gestion des compétences, les entretiens, l’onboarding, la gestion des absences, les plaenings… Ce type de solution est aussi parfois appelée SIRH, pour Système d’Information des Ressources Humaines. L’outil regroupe toutes les données liées aux collaborateurs. 

Le logiciel RH répond à un besoin impérieux. Près de 62 % des RH disent manquer de temps ou de ressources pour effectuer correctement leurs missions. Au minimum, la moitié de leur temps est consacré à des tâches administratives. Près de 79 % estiment être de plus en plus sollicités, notamment par leur direction ou leur manager. Pourtant, seuls 54 % des services RH disposent d’un niveau de maturité digitale satisfaisant en 2023 . Par maturité digitale, il faut entendre la capacité de l’équipe RH à intégrer les nouvelles technologies dans son quotidien pour : 

• Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée afin de gagner du temps. 
• Augmenter les performances et la productivité des RH sur les missions stratégiques. 

Actuellement, la digitalisation est la plus avancée dans les entreprises françaises sur les sujets de formation (66 % des organisations), de paie (61 %) ou de recrutement (54 %). 54 % des entreprises de plus de 500 salariés vont augmenter leurs dépenses en technologies RH en 2024. Près de 71 % des PME prévoient de réaliser un projet numérique entre 2024 et 2025 . Ces dernières préfèrent se tourner à 81 % vers un éditeur français ou local. Les entreprises françaises ont compris l’intérêt stratégique de digitaliser leur service RH ! Les prochaines années vont voir se globaliser l’utilisation des logiciels RH. 

Un logiciel RH constitue un investissement rapidement rentable du point de vue financier, mais aussi en matière de gain de temps, de qualité de vie au travail ou de réduction des erreurs humaines. Chaque utilisateur d’un SIRH gagne en confort. 

Les bénéfices concernent d’abord les RH. L’équipe gagne du temps grâce à l’automatisation des procédures. Elle recentre son travail sur les missions d’envergure. 

Le logiciel RH possède également des avantages pour vous, DRH. L’outil vous permet d’avoir une vision globale de toutes les missions RH. Vous visualisez les problématiques en temps réel pour agir rapidement. 

Vous êtes un dirigeant ? Le logiciel RH est aussi un atout pour vous. Le logiciel RH vous permet d’obtenir des statistiques sur le capital humain de l’entreprise. En vous appuyant sur elles, vous prenez les décisions les plus pertinentes. 

Bien sûr, le ROI varie d’une structure à l’autre. Peu importe l’organisation, les avantages du SIRH restent immuables :

• 1er avantage : Facilitation des process RH, gain de temps, gain de productivité. Il vous est possible d’automatiser les procédures internes : d’intégration, des entretiens annuels ou celles liées aux demandes de congés par exemple. Les collaborateurs ou les managers vont chercher directement sur la plateforme les documents à utiliser, sans passer par vous. Ils peuvent réaliser leurs déclarations en quelques clics.
• 2e avantage : Sécurisation des données de votre entreprise et de vos collaborateurs. Le logiciel RH possède toutes les garanties de sécurité informatique pour protéger les données dématérialisées. 
• 3e avantage : Prises de décisions plus fiables et simplifiées. Grâce à la collecte centralisée des données, vous obtenez des informations plus précises sur la vie de votre entreprise. Vous disposez de toutes les cartes pour prendre les bonnes décisions stratégiques.
• 4e avantage : Se démarquer des concurrents en se focalisant sur les problèmes métiers plutôt que les problèmes de gestion et d’administratif. Votre équipe RH n’est plus sollicitée pour réaliser des tâches à faible valeur ajoutée. Les procédures sont unifiées dans toute l’entreprise. Chaque collaborateur y accède via son tableau de bord personnalisé.

Quel est le ROI d'un logiciel RH ?

Le ROI d’un logiciel RH varie en fonction de chaque entreprise. Pour le connaître ? Il faut prendre en compte plusieurs critères : le gain de temps, le gain d’efficacité, le gain d’image de marque ou le gain sur la qualité de vie au travail. Il existe des simulateurs de ROI d’un logiciel RH en ligne. N’hésitez pas à les utiliser.
 

Qui utilise un logiciel RH ?

Un bon logiciel RH s’adapte à votre structure, car il est entièrement paramétrable. Et comme il se construit sur mesure, il convient à toutes les organisations, peu importe leur taille :
 

• TPE et PME
• Grandes entreprises et groupes
• Associations
• Entités du secteur public

Le SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) se compose de différents modules, chacun d’entre eux permettant de gérer un aspect des processus RH. Les entreprises sélectionnent les fonctionnalités à intégrer au SIRH selon leurs besoins. Elles peuvent en ajouter ou en enlever en fonction de leur évolution. Les fonctionnalités majeures, proposées par les meilleurs SIRH, sont :

• L’exécution des tâches administratives : congés, notes de frais, feuilles de temps, absences.
• La gestion des talents : dossier du collaborateur, suivi des compétences, recrutement interne, mobilité, formations…
• Les procédures internes : entretiens annuels, suivi des habilitations, convocation à la médecine du travail, augmentation, etc.
• La logistique du recrutement : diffusion des offres d’emploi, programmation des entretiens, onboarding des nouveaux arrivants…
• L’édition de statistiques : mesure des performances, analyse de la qualité de vie au travail, suivi des KPI, etc.

Mettre en place un SIRH vous faire gagner jusqu’à 35 % d’efficacité. L’outil est profitable pour les équipes RH, bien sûr, mais aussi au niveau opérationnel ou stratégique. Encore faut-il choisir le bon logiciel RH : évolutif, accessible et sécurisé.

Bon à savoir : le SIRH Eurécia coche toutes les cases. 😉
 

Un logiciel évolutif

Votre société évolue au fil du temps. Pour vous accompagner dans votre croissance, le SIRH doit pouvoir avancer avec vous. Vous devez pouvoir paramétrer les modules de façon à les adapter à vos pratiques internes. Un bon logiciel RH se révèle totalement flexible et s’interface avec toutes les autres solutions de l’entreprise. Autre intérêt, si le SIRH s’adapte correctement, l’éditeur n’aura pas à faire des développements spécifiques coûteux.

Une plateforme accessible à tous

Le SIRH est le trait d’union entre tous les acteurs de la société : les équipes RH, la direction, les managers et les collaborateurs. Le logiciel doit aussi être accessible 24 h sur 24 h. Un salarié peut avoir besoin de poser une RTT en urgence pour une fuite d’eau, par exemple. Il doit aussi être disponible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

Une solution sécurisée

Le SIRH va centraliser toutes les données de vos salariés (adresse, âge, permis, n° de Sécurité sociale, etc.). La sécurité doit être une de vos préoccupations principales pour sélectionner votre SIRH. Votre éditeur doit respecter les règles du Règlement Général sur la Protection des données en vigueur en Europe. Votre éditeur doit également présenter des garanties importantes : données chiffrées, protocole SSL.

Pourquoi miser sur le logiciel SIRH Eurécia ?

Eurécia est un logiciel RH complet et évolutif pouvant être personnalisé sur mesure. Nous avons conçu une plateforme dédiée à tous les salariés s’utilisant aisément. Surtout, nous avons porté des efforts immenses pour proposer un logiciel RH sécurisé et fiable.

En un mot : nous avons développé un des meilleurs logiciel RH et nous sommes fiers de le proposer à toutes les organisations présentant des besoins de gestion RH.

Il existe une multitude de solutions RH. Faire son choix est une étape délicate. La solution choisie doit :

• S’adapter à votre organisation ;
• Durer dans le temps ;
• Offrir une sécurité solide pour préserver la confidentialité des données de vos collaborateurs.

Il est conseillé de comparer les fonctionnalités des différentes solutions avant de faire votre choix.

Voici les critères à cocher pour choisir le meilleur logiciel :

1. Les fonctionnalités disponibles : numérisation des dossiers, recrutements, congés, payes, horaires, plannings, onboarding, entretiens d’évaluation, indicateurs RH, archivage des documents RH.
2. La présence de modules : le SIRH contient différentes fonctionnalités et vous pouvez choisir uniquement celles dont vous avez réellement besoin.
3. Une interface simple et agréable pour l’ensemble des collaborateurs.
4. Le type d’hébergement : cloud ou serveur sur site ? Il est préférable de pouvoir choisir selon votre politique de sécurité informatique. 
5. Le modèle tarifaire : vérifiez bien les devis pour détecter les éventuels coûts cachés.
6. La sécurité : le SIRH va héberger des données personnelles sensibles ; votre éditeur doit donc vous donner des gages forts en matière de sécurité informatique.

En amont de votre choix, il est conseillé d’établir un cahier des charges précis. Pour cela, vous pouvez collecter les attentes de votre équipe RH et les remontées de vos collaborateurs.

S'abonner à un SIRH n\'est pas nécessairement onéreux. En effet, chez Eurécia, les tarifs sont proposés sous forme de packs répondant aux différentes problématiques RH que que les TPE/PME/ associations ou startups peuvent rencontrer dans leur quotidien.

Accessibles dès 69€/mois (pack de 10 utilisateurs), nos offres Zen by Eurécia sont transparentes, claires et évolutives. Elles vous aideront à répondre à l\'ensemble de vos enjeux pour favoriser une bonne expérience au travail. Focalisez vous maintenant sur l\'essentiel, performance et engagement collaborateur seront au rendez-vous.

Le nombre, tout comme le type de fonctionnalités inclus dans votre logiciel RH impactent le tarif de votre solution. Chaque processus RH possède ses spécificités. Un prix différent est fixé pour leur digitalisation. 

Certains logiciels RH proposent des solutions à la carte. Vous choisissez les modules constituant votre solution. Par exemple, il est possible de souscrire au module paie, au module planning et au module onboarding. Le prix de votre logiciel RH varie en fonction des modules choisis. Cette solution offre l’avantage de s’adapter précisément aux besoins de votre organisation. Vous utilisez uniquement les outils utiles à votre entreprise. Le logiciel évolue avec vous. À tout moment, vous pouvez ajouter ou retirer un bloc. 

Vous cherchez une solution plus complète ? Il est aussi possible de trouver un logiciel RH tout compris. Ici, il n’est pas possible de distinguer les modules. Vous obtenez tous les outils liés aux missions RH, ceux dont vous avez besoin, mais aussi tous les autres. Cette solution peut être adaptée si vous souhaitez digitaliser la totalité de vos process RH. 

Le nombre d’utilisateurs a une influence directe sur le prix. Les licences sont fournies par collaborateur, en règle générale.

N’oubliez pas de compter le prix de l’intégration ou du développement du logiciel RH dans votre environnement informatique. Ces opérations peuvent être longues, voire complexes. Elles sollicitent vos ressources internes, mais aussi certainement des prestataires. 
 

Moins de temps que l'on pourrait penser !

Bien que la durée de mise en place d'un logiciel RH dépende de la disponibilité et de la bonne coordination interne de la société client et de la complexité de ses règles de gestion, la durée moyenne de déploiement d'un projet, à partir de la signature du contrat, est d'environ 60 jours.

La solution ZEN (dédiée aux TPE) peut, quant à elle, être déployée en quelques heures seulement.

Le service RH traite une multitude de problématiques : paie, recrutement, formation, absence, qualité de vie au travail. Pour chacune de ces thématiques, il est possible d’automatiser les tâches récurrentes. De cette manière, les équipes RH peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.  

La digitalisation des missions administratives passe par l’utilisation d’un logiciel RH. Il en existe deux grands types : 

• Les SIRH (Système d’information des ressources humaines) : il s’agit d’un logiciel RH complet regroupant tous les modules nécessaires à la gestion des ressources humaines. 
• Les logiciels RH spécialisés : il s’agit d’outils dédiés à l’administration d’une thématique spécifique. Ils permettent aux entreprises de choisir avec précision les outils de digitalisation dont elles ont besoin. 

Parmi tous les outils RH existants, voici la liste des logiciels RH les plus utilisés :
 

Les logiciels ATS (Applicant Tracking System)

Les ATS sont des outils pour gérer le recrutement de l’entreprise. Ils possèdent plusieurs fonctionnalités incontournables : 

• La diffusion et la création d’offres d’emploi. Un module multidiffuseur permet d’envoyer l’annonce à plusieurs plateformes de recrutement en même temps (APEC, Pôle emploi, Indeed, LinkedIn, etc.).
• Le suivi des candidatures. Cette application offre une vision globale des candidatures. Vous pouvez programmer des emails automatiques pour informer rapidement les talents des étapes du processus de recrutement. L’outil vous permet ensuite de gérer votre vivier de candidats pour suivre les talents intéressants n’ayant pas été recrutés.
• Le suivi des performances de votre procédure de recrutement. Le logiciel vous fournit des statistiques sur la consultation de vos annonces ou sur le nombre de candidatures ou sur le repartage de l’annonce. De cette manière, vous pouvez ajuster en temps réel votre stratégie.
• La gestion des entretiens de recrutement. Avec cette fonctionnalité vous pouvez organiser les entretiens, fixer des rendez-vous aux candidats ou aux managers et prévoir une trame d’interview d’embauche.
• La gestion de l’onboarding pour programmer les étapes de l’arrivée du nouveau collaborateur, de sa formation au recueil de ses feedbacks.

Si le recrutement est essentiel pour les entreprises, c’est une mission particulièrement chronophage. La diffusion des annonces, le suivi des candidatures, les entretiens, l’optimisation de la marque employeur : les logiciels ATS peuvent vous aider pour toutes ces tâches. Cela permet aux équipes RH, à la direction et aux managers de se consacrer au principal : faire connaissance avec les candidats et trouver le talent idéal. 

Pour les candidats, la bonne gestion des recrutements est particulièrement significative. C’est la première image offerte par l’entreprise. Elle a un impact direct sur la décision du talent d’accepter le poste ou non.
 

Les logiciels des temps de travail et des absences

Ils vous aident à gérer les horaires de vos collaborateurs et vous permettent de connaître les heures de travail de chaque salarié en temps réel. Ces modules offrent une solution facile et pratique pour suivre les absences des collaborateurs. 

Grâce à cet outil, vous disposez de plusieurs fonctionnalités importantes pour la gestion RH : 

• Le suivi des congés et des absences : le module permet aux collaborateurs de poser leurs congés ou de déclarer une absence depuis leur espace personnel. Les managers sont alertés et peuvent valider les demandes via leur tableau de bord.
• Le suivi des temps et des activités : chaque collaborateur peut pointer ses heures. Les équipes RH suivent facilement les erreurs de pointage ou les anomalies par rapport aux horaires prévus dans le contrat de travail.
• La gestion des plannings : les managers créent les plannings en ligne. Ils les partagent aux équipes. Chaque membre sait à tout moment si ses collègues sont disponibles ou non. Le responsable d’équipe a une vision globale des emplois du temps de ses collaborateurs. La gestion de projet est facilitée.

Les logiciels de gestion des temps et des absences sont importants pour les entreprises. Ils permettent de suivre automatiquement les périodes de travail. En plus de limiter les erreurs de saisie, c’est un gain de temps indéniable pour le service RH. Toutes les informations sur les horaires et les absences sont transmises automatiquement au logiciel de paie pour intégration sur le calcul des salaires.

Pour les salariés, ce type d’outil offre plus d’autonomie et de flexibilité. Il pointe ses horaires ou déclare ses absences depuis n’importe où. Il lui suffit d’accéder à son espace personnel en ligne.
 

Les logiciels de gestion de la performance et des formations

Ils aident à gérer toutes les étapes de la formation professionnelle des collaborateurs et de l’évolution de carrière. Il facilite la gestion administrative de cette mission RH en automatisant certaines tâches ; inscriptions, planning, évaluations, feedbacks, gestion de budget, alertes… 

L’outil de gestion de la performance et des formations comprend trois fonctionnalités : 

• La gestion des formations : l’outil centralise les informations, aide à établir les budgets et collecte les évaluations à la suite des formations. Il est utile pour créer un plan de formation clair pour le partager à la direction et aux managers.
• La gestion des entretiens annuels ou individuels : cette fonctionnalité permet de créer des trames pour faciliter les entretiens. Vous pouvez également archiver les discussions pour conserver une trace afin de constater les évolutions du collaborateur. 
• La gestion des compétences des collaborateurs : les équipes RH disposent d’une cartographie des compétences présentes dans l’entreprise. Elles peuvent diriger plus précisément les recrutements ou les formations nécessaires pour trouver les compétences manquantes pour la croissance de la société. 

Pour l’entreprise, ce type de solution applicative permet de réduire le temps passé à l’organisation des formations et à la gestion des carrières. Il favorise la bonne organisation des compétences. Les responsables formations suivent facilement les performances de chaque salarié et proposent les meilleures solutions pour améliorer leurs compétences. En optimisant le suivi des formations, vous réduisez le coût global de la formation.

Les collaborateurs y trouvent un grand intérêt. Grâce à la bonne gestion des formations et des carrières par leur entreprise, ils conservent une employabilité optimale. Leurs compétences sont valorisées et ils disposent de meilleures chances d’évoluer dans leur poste ou au sein de la société. C’est un atout évident pour la qualité de vie au travail mais aussi pour l’engagement des salariés dans l’entreprise.
 

Les logiciels de paie

Les logiciels de paie RH font partie des outils digitaux les plus utilisés par les entreprises. Ils permettent d’automatiser le calcul des salaires et l’établissement des fiches de paie afin de libérer les équipes RH des tâches administratives récurrentes. Le logiciel de paie est connecté au système d’information des ressources humaines. Il utilise les données du dossier RH de chaque salarié. Il aide à réduire au maximum les erreurs de saisie manuelle.

Parmi les fonctionnalités incontournables, il y a : 

• La gestion de la paie : le salaire, les éléments de variables ou les primes sont calculés automatiquement grâce au paramétrage du logiciel. Toutes les obligations légales sont prises en compte par l’outil. L’éditeur met à jour l’outil régulièrement. Les déclarations sociales sont réalisées automatiquement. Les fiches de paie sont établies par le logiciel, puis envoyées aux collaborateurs directement dans un coffre-fort électronique.
• La gestion des notes de frais : cette fonctionnalité autorise les salariés à réaliser leurs demandes de remboursement sur une plateforme en ligne facilement de n’importe où. Les justificatifs peuvent être envoyés à l’employeur par une photo du smartphone professionnel par exemple. Les équipes du service financier peuvent extraire les données pour réaliser des reportings sur les notes de frais pour la direction.

Un logiciel de paie est incontournable pour l’entreprise. Il vous permet d’encadrer les pratiques liées à la paie tout en gagnant un temps précieux. Toutes les tâches récurrentes sont automatisées, les données de paie obtenues sont fiabilisées. Ce type d’outils en ligne présente l’avantage de faciliter le respect des normes RH sur la paie.

Il s’agit d’un atout pour les salariés. Le logiciel offre plus de transparence et de flexibilité. Les notes de frais prennent moins de temps à réaliser grâce au formulaire facilitant la procédure. Les salaires sont versés dans les temps et de manière fiable.
 

Les logiciels de gestion de l’engagement

Ils visent à simplifier la gestion de la RSE (Responsabilité sociétale de l’entreprise). Ils automatisent les tâches administratives et organisationnelles liées à la qualité de vie au travail. Un collaborateur engagé est plus motivé dans ses missions. Il prend à cœur les intérêts de l’entreprise. 

Deux fonctionnalités sont incontournables au sein des logiciels de gestion de l’engagement : 

• Le suivi du bien-être des collaborateurs : les salariés ont l’opportunité d’exprimer leur état d’esprit. À côté de son profil, il est possible de partager son humeur de jour. Les managers ou collègues peuvent adapter leurs sollicitations. Avec ce module vous pouvez surtout de suivre les signaux faibles pour connaître l’état d’esprit global des collaborateurs. Vous pouvez mettre des actions rapidement pour augmenter le bien-être et la productivité des salariés. 
• La diffusion des bons plans : cette petite application participe à la vie officieuse de l’entreprise. Elle permet à l’employeur de porter à la connaissance de tous les événements organisés (fête de l’entreprise, séminaire, afterwork, etc.). Vous donnez l’occasion à vos collaborateurs de créer des groupes en fonction de leurs intérêts (running, musique, etc.). 

Pour les entreprises, les logiciels de gestion de l’engagement sont un pilier de l’intégration des salariés. Il aide les équipes RH à créer un environnement serein et dynamique pour favoriser l’épanouissement, mais surtout la productivité des collaborateurs. 

Ce type d’outil est synonyme de qualité de vie au travail pour les salariés. Il démontre la volonté de l’employeur de s’engager pour leur bien-être et pour donner du sens à leurs missions.