Congés et absences

Un logiciel de congés est un programme informatique permettant d'automatiser la gestion des congés et des absences des employés au sein d'une entreprise. Le logiciel de congés se présente sous la forme d'une application, servant d'interface aux services de paie, aux managers et aux salariés. Il permet au collaborateur de soumettre une demande de congés ou une autorisation d'absence à son responsable. L'accord ou le refus est notifié via l'interface. Ensuite, l'absence fait l'objet d'un reporting dans le compteur individuel correspondant (congés annuels, RTT, jour enfant malade…). Il figure également dans les éléments variables de paie sur la période concernée.

Le bon logiciel pour votre entreprise doit comporter un certain nombre de critères pour répondre parfaitement à votre besoin, et non à vous adapter en permanence à l'outil !

Voici les différents aspects à prendre en compte pour trouver votre bonheur :

• Évaluez l'étendue des paramétrages possibles avec le logiciel. Vous devez être en mesure de personnaliser vos profils d'utilisateurs, votre typologie d'absences déjà codifiée dans votre organisation et vos circuits de validation selon le niveau de la demande.
• Choisissez le logiciel qui s'adapte à la taille de votre entreprise. Combien d’utilisateurs sont prévus ? Vous faut-il une solution pour TPE, PME ou grande entreprise ? Les grandes entreprises auront certainement besoin d’un outil de congés sur-mesure/premium, alors que les petites sociétés se satisferont plus facilement d’un logiciel de gestion des congés clé en main, à moindre prix, voire d'une solution gratuite.
• Sélectionner le logiciel en fonction de votre budget. Certains rechercheront une solution gratuite (basée sur Excel, de l’Open Source…), tandis que d’autres auront un budget plus important à allouer, afin d’obtenir toutes les fonctionnalités nécessaires à l’optimisation de leur quotidien RH (automatisation, dématérialisation, interconnectivité…). Généralement, dans le cadre d’une solution SIRH payante, comprenant un module de gestion des congés, il faut compter une soixantaine d’euros par mois.
• Privilégiez un logiciel qui s'adapte à vos besoins grâce à des fonctionnalités complémentaires. Les logiciels de congés sous forme de SIRH font partie d’un ensemble de solutions (notes de frais, gestion des temps…) dont certaines peuvent être complémentaires à la gestion des congés. Avant de déployer un logiciel de congés, décidez de quelles fonctionnalités annexes vous pourriez avoir besoin : synchronisation des congés avec le planning du salarié (Logiciel de gestion des plannings), envoi des heures de récupération vers le solde de congés (Logiciel de gestion des temps), envoi des informations vers la paie pour une édition simplifiée des bulletins de salaire…
• Testez l'ergonomie du logiciel de gestion des congés. L'application est destinée à plusieurs types d'utilisateurs selon les options. Elle doit être facile à prendre en main. Son caractère « responsive » est très important également, afin de l'utiliser à partir d'un ordinateur ou d'un mobile.
• Vérifiez la conformité de l'outil au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) via les éléments de certification de l'éditeur. Les données liées aux absences ne doivent pas être consultables par n'importe qui.
• Optez pour un logiciel compatible avec votre solution de paie, afin de vous éviter la ressaisie des éléments variables de paie. L'objectif de la digitalisation en RH reste le gain de temps sur toute la ligne.
• Expérimentez les fonctions de calcul automatique des absences. Le logiciel doit pouvoir gérer un certain nombre de paramètres pour actualiser les compteurs et considérer les cas particuliers qui sont le cœur des RH.
• Exigez un support client capable de répondre à vos questions dans un délai raisonnable, et en français (ce qui n'est pas toujours le cas).

Les avantages d'un logiciel de congés se situent à plusieurs niveaux en passant par le gestionnaire de paie.

Le manager utilisant un logiciel de congés peut :

• gérer les départs en congés des collaborateurs au moment opportun pour lui. Sans logiciel de congés, il risque d'être sollicité de façon régulière par les collaborateurs ;
• accéder au planning des congés du service et décider en fonction des absences déjà prévues ;
• gagner du temps en évitant les multiples reports des éléments d'absence au service de paie.

Le service RH digitalisant la gestion des absences va :

• réduire le risque d'erreurs liées au traitement et à l'actualisation des jours de congé. Chaque situation enregistrée est incrémentée dans les éléments variables de paie en fin de période pour préparer les bulletins de salaire ;
• éviter de réaliser de nombreuses saisies d'informations. Les éléments sont centralisés une bonne fois pour toutes ;
• préparer la paie en quelques clics. C'est un sacré temps de gagné pour accomplir des missions à valeur ajoutée.

Les fonctionnalités d'un logiciel de congés suivent chaque étape de gestion des absences au sein d'une entreprise :

• l'outil de planification des congés et des absences permet d'avoir une vision 360 sur tout un service ;
• le système de gestion des autorisations d'absences a pour but de transmettre facilement la demande de congés à faire valider par le responsable ;
• l'ensemble des interactions entre le salarié et les managers est facilité par la mise en place de notifications automatiques en cas de demande, de question ou de validation ;
• les compteurs individuels permettent de suivre l'état du solde de chaque typologie de congés ou d'absences ;
• le décompte automatique des jours de présence dans le mois est un atout indéniable pour calculer les frais professionnels et les tickets restaurant ;
• l'export des congés permet de communiquer au service paie les éléments variables de salaire pour la partie absences ;
• les statistiques d'absences ont pour but de générer facilement un rapport pour les décideurs et peuvent être extraites selon différentes variables choisies (période, type d'absences).

Votre logiciel de gestion des absences se charge de toutes les tâches chronophages de saisie pour vous concentrer sur des missions plus intéressantes. Finies les longues heures passées à faire des tableaux et des plannings de congés, vous pourrez consacrer votre temps aux prises de décision et à l'analyse de la performance.

La puissance de l'algorithme pour les calculs des compteurs met définitivement fin au décompte manuel des congés. Un formidable gain de temps pour les managers et les gestionnaires paie. Vous aurez enfin l'occasion de démarrer de nouveaux projets tout en sécurisant la gestion courante de l'entreprise.

La mise en place d'un logiciel de congés requiert différentes étapes préalables ainsi qu'une bonne communication autour du projet.

Avant le déploiement de l'application :

• Définissez les profils d'utilisateurs et leur niveau d'accès. Par exemple, un collaborateur pourra consulter le planning général ainsi que ses compteurs personnels, tandis qu'un manager aura accès à l'ensemble des compteurs.
• Intégrez votre liste des motifs d'absences, à l'image de l'existant au sein de votre entreprise (RTT, congés exceptionnels, etc.).
• Mettez en place votre base de données initiales, en créant un dossier par salarié, faisant état de sa date d'entrée et de ses compteurs actuels.
• Créez un accès pour chaque membre de l'entreprise, donnant accès à son espace personnel sur l'application.

Ces étapes sont généralement co-pilotées avec la société d'édition du logiciel. Les experts sont à votre service pour définir l'infrastructure informatique.

L'arrivée de nouvelles pratiques au sein de l'entreprise est toujours source d'interrogations et de doutes. Alors, durant la mise en place du logiciel :

• communiquez avec les équipes et expliquez les conditions du déploiement, rétroplanning à l'appui ;
• donnez à voir les différents gains obtenus grâce à l'utilisation du logiciel de congés ;
• formez les collaborateurs à l'utilisation de l'outil ;
• pensez en amont à une procédure de remontées d'informations en cas de problème ou de difficulté.

Les logiciels de congés proposés sur internet à titre gratuit disposent de fonctionnalités assez limitées. Le nombre d'utilisateurs de l'application apparaît restreint dans la majorité des outils. L'augmentation des licences requiert un passage à une version payante.

Il est difficile de procéder à une gestion des congés à plusieurs sur ces logiciels. Les fonctionnalités de notification en temps réel demeurent rares. Là encore, il s'agit d'options sous forme de modules payants.

Enfin, la relation client se montre sommaire, avec une assistance fréquemment externalisée et peu d'informations sur le stockage des données.

Que vous ayez opté ou non pour un logiciel, la gestion des absences requiert a minima 4 types d'outils pour centraliser et actualiser les informations. Ces outils peuvent être implémentés sur Excel. Voici les basiques à créer :

• Un classeur Excel de compteurs individuels des congés : chaque feuille du classeur correspond à un collaborateur. Sur cette feuille doivent figurer le nombre de jours acquis, le nombre de jours pris et le solde. À actualiser dès que nécessaire.
• Un planning général des congés. Ce tableau vous permet d'avoir une vision d'ensemble sur une période donnée. De plus, il se révélera nécessaire en communication interne, car l'ordre des départs en congés doit être affiché dans les entreprises.
• Une procédure de demande de congés, connue de tous ainsi qu'une demande type.
• Une fiche navette centralisant les éléments variables de salaire, dont les absences et les congés.

Il est possible de partager ces outils en utilisant Google Drive ou Google Sheet. Afin de vous faciliter la vie au bureau, Eurécia met gratuitement à votre disposition ces plannings de congés Excel.

Le logiciel Eurécia est un logiciel aux fonctionnalités exhaustives, vous garantissant une digitalisation complète de la gestion des absences :

• les salariés déposent leur demande de congés en un clic ;
• les managers peuvent piloter la gestion des congés grâce à un outil performant et non plus signer une demande à la va-vite sur un coin de bureau ;
• les gestionnaires paie disposent d'informations fiables en matière d'absences sur la période avec la transmission automatique des informations ;
• les compteurs sont actualisés de façon automatique, finis les calculs !

Eurécia, c'est une solution globale pour toutes les activités gérées par les ressources humaines. Vous pouvez ajouter chaque module. Ainsi, le logiciel de congés s'intègre parfaitement au sein de votre SIRH Eurécia, pour toujours plus de sérénité dans les fonctions supports !